Todas as empresas têm um arquivo, onde guardam e conservam os documentos, de forma que possam ser utilizados para responder a necessidades administrativas, pessoais e/ou históricos.
Os arquivos são transversais a qualquer área de negócio e a sua salvaguarda, garante e protege as instituições.
Contudo, o arquivo é uma das tarefas malamadas dos serviços administrativos. Tal deve-se ao facto de por vezes ser uma tarefa complicada a gestão de documentos tão diversos. Nesta formação vamos desmitificar essa ideia, apresentando soluções práticas, métodos eficazes que permitam a todos os profissionais gerir os seus documentos e da sua equipa, da forma mais eficaz.

Objetivos gerais:

Este curso tem como objetivo dotar os participantes de competências, conhecimentos e instrumentos que lhe permitam desenvolver ou melhorar a gestão do arquivo e dos seus documentos, permitindo assim, a organização do mesmo para uma consulta eficaz.

No fim do Curso, os Participantes serão capazes de:

• Compreender o que é o arquivo e para que serve;
• Identificar as fases dos documentos segundo a teoria das três idades;
• Conhecer os métodos de classificação e de ordenação de um arquivo;
• Identificar sistemas de organização documental que agilizem o tratamento dos documentos;
• Compreender a Gestão Documental numa organização;
• Compreender a correspondência na empresa e a forma como deve ser organizada;
• Identificar as normas que regula os requisitos da documentação física e digital;
• Compreender as técnicas de preservação e conservação do acervo;
• Enunciar as etapas de conceção e implementação de um Sistema de Arquivo;
• Compreender a importância do Sistema de Arquivo na Organização.

Definição de Arquivo

• Conceito de Arquivo
• As mais-valias de um arquivo organizado

Introdução à gestão de arquivos

• Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa
• Documento, documentos e documento de arquivo

Métodos de Classificação de Documentos de Arquivo

• Centralizados ou descentralizados
• Pelo género
• Pela natureza do assunto
• Pela natureza dos documentos
• Grau de sigilo
• Pelos estágios da sua evolução: Ciclo de vida dos documentos
• Pelo seu valor

Normas ISO Gestão Documental

• Conceitos e Objetivos
• ISO 15489
• Requisitos da Documentação no âmbito do Sistema da Qualidade

O Arquivo Digital

• Os arquivos – Sistemas de Informação
• Os Arquivos nas Instituições: Arquivar é uma necessidade
• O ciclo de vida dos documentos e suas etapas (Records Lifecycle)
• Tipos de arquivo:
• Arquivos correntes ou administrativos,
• Arquivo intermédio

Arquivo Histórico ou Definitivo

• Implementação de um sistema de gestão documental
• A nova Cultura Digital
• Organização dos documentos em ambiente digital (metadados)
• Aplicação de Sistemas Informáticos – Gestão Integrada
• Controlo do fluxo da Informação
• Proteção de dados

• Todos os interessados em aprofundar o seu conhecimento neste tema.

• Metodologias expositivas e ativas, alternando com exercícios dinâmicos e práticos.

Esta formação teve a duração de 16 horas.